Você sabe quais são os KPIs mais importantes no setor de compras?

Você sabe quais são os KPIs mais importantes no setor de compras?

Métricas que ajudam a transformar a área de suprimentos em um motor estratégico para os resultados da empresa

Imagine um setor de compras que não apenas negocia preços, mas que antecipa demandas, fortalece relações com fornecedores e gera vantagem competitiva. Parece ideal? Pois saiba que isso já é realidade em muitas empresas — e grande parte desse sucesso passa por uma palavra poderosa: indicadores.

Mais do que acompanhar números, os KPIs (Key Performance Indicators) ajudam a conectar a área de compras aos objetivos estratégicos da organização. Eles transformam dados em decisões, fornecem visibilidade e impulsionam a melhoria contínua.

Mas, afinal, quais são os KPIs mais importantes no setor de compras? E como utilizá-los de forma prática, sem burocratizar os processos ou criar métricas que ninguém entende?

Neste artigo, vamos abordar os principais indicadores, suas aplicações, armadilhas comuns e, claro, como a liderança pode utilizar essas métricas para fortalecer o papel da área de suprimentos como eixo de valor e não apenas centro de custos.

O que são KPIs e por que são essenciais em compras?

KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) são métricas utilizadas para medir a eficiência e eficácia de processos. No setor de compras, os KPIs permitem:

• Avaliar o desempenho dos fornecedores

• Monitorar os custos de aquisição

• Medir o cumprimento de prazos

• Garantir a conformidade com políticas internas e exigências legais

• Apoiar a tomada de decisões estratégicas

Sem KPIs, a gestão de compras se torna reativa, baseada em “achismos” e desconectada das metas organizacionais. Com KPIs bem definidos, por outro lado, é possível prever riscos, antecipar oportunidades e tomar decisões mais precisas.

Os KPIs mais relevantes no setor de compras

Agora que entendemos o porquê, vamos ao quais. Abaixo, apresento os KPIs mais importantes para a área de compras — com explicações práticas para aplicar na sua operação:

1. Saving (Economia Obtida)

Mede o quanto foi economizado em relação ao preço de referência ou orçado. Pode ser dividido em:

• Saving Hard: redução direta no preço pago

• Saving Soft: benefícios indiretos, como melhores condições de pagamento, prazos ou garantias

Esse KPI mostra a eficácia da negociação, mas deve ser usado com cuidado: nem sempre o mais barato é o melhor.

2. Lead Time de Compras

É o tempo médio entre a requisição e a entrega do item solicitado. Um lead time alto pode impactar diretamente a produção ou os prazos de entrega ao cliente.

Monitorar esse KPI ajuda a identificar gargalos — seja na aprovação interna, na emissão do pedido ou no desempenho do fornecedor.

3. Índice de Conformidade dos Fornecedores

Avalia se os fornecedores estão entregando conforme o combinado: prazo, qualidade, quantidade, documentação.

Esse KPI permite acompanhar a confiabilidade da cadeia de suprimentos e auxilia na gestão de risco.

4. Índice de Compras Emergenciais

Indica a proporção de compras feitas de forma não planejada ou fora do processo padrão.

Quanto maior esse número, maior o sinal de que o planejamento está falhando — seja pela falta de previsibilidade da demanda, problemas de estoque ou baixa integração entre áreas.

5. Custo Total de Aquisição (TCO)

Vai além do preço pago: considera transporte, impostos, armazenagem, custo da não conformidade e até custo ambiental.

Esse KPI ajuda a tomar decisões mais inteligentes e sustentáveis, considerando o valor real da aquisição e não apenas o menor preço.

6. Índice de Compras com Contrato

Mostra quantas compras foram feitas com base em contratos previamente negociados. Isso fortalece o compliance, evita compras avulsas e reduz riscos.

Empresas com maturidade de compras tendem a ter alto índice de contratos ativos e bem gerenciados.

7. Satisfação dos Stakeholders

Sim, o setor de compras também tem “clientes internos” — e medir a satisfação deles é essencial. Esse KPI pode ser feito por meio de pesquisas periódicas com áreas como produção, manutenção, P&D e comercial.

Mostra a percepção sobre o atendimento, agilidade, clareza na comunicação e alinhamento com os objetivos estratégicos.

Como aplicar KPIs de forma prática (e útil)

Medir por medir não adianta. Para que os KPIs realmente gerem valor, é fundamental aplicá-los com propósito e clareza.

Dicas práticas:

• Escolha poucos KPIs, mas bem definidos: 5 a 8 indicadores já são suficientes para dar uma boa visão.

• Use dashboards visuais: facilite o entendimento dos dados com gráficos simples, cores e alertas.

• Integre os KPIs aos rituais de gestão: reuniões semanais ou mensais devem ter um momento dedicado à análise dos indicadores.

• Envolva o time: KPIs não são apenas da liderança. Mostre ao time como os resultados impactam no dia a dia e promova a corresponsabilidade.

• Aja com base nos dados: se o KPI mostra um desvio, investigue, identifique a causa e proponha ações corretivas.

Cuidados e armadilhas comuns

Alguns erros podem transformar os KPIs em vilões em vez de aliados. Veja os mais comuns:

• Medição sem propósito: quando os indicadores existem “porque sempre medimos”, mas não guiam nenhuma decisão.

• Foco excessivo em saving: empresas que só olham para preço podem comprometer qualidade, relacionamento com fornecedores e até compliance.

• KPIs em silos: se os indicadores de compras não dialogam com os de produção, finanças ou logística, perdemos a visão sistêmica.

• Falta de atualização: indicadores desatualizados ou mal calculados geram ruído e desconfiança nos dados.

O papel da liderança: de controlador a parceiro estratégico

A liderança do setor de compras tem um papel-chave na escolha, acompanhamento e comunicação dos KPIs. Mas, mais do que isso, precisa promover uma cultura orientada a dados, com foco em colaboração e estratégia.

Isso significa:

• Desenvolver a equipe para interpretar e agir com base nos indicadores

• Alinhar os KPIs com os objetivos da empresa

• Mostrar ao board como compras impactam no resultado financeiro

• Romper a visão de compras como “apenas execução” e elevar sua contribuição estratégica

Conclusão: medir é só o começo

Os KPIs são ferramentas poderosas. Mas, como qualquer ferramenta, precisam ser bem utilizadas. Não se trata apenas de ter uma planilha bonita ou um dashboard moderno. Trata-se de olhar para os dados com intenção e transformar informações em ação.

Quando bem definidos, acompanhados e utilizados, os indicadores transformam o setor de compras em uma área cada vez mais relevante para os resultados da organização. Eles ajudam a antever riscos, identificar oportunidades e alinhar o time em torno de metas claras e alcançáveis.

E você, já olhou para os KPIs da sua área de compras hoje?

FAQ: KPIs em Compras

Preciso de um sistema caro para acompanhar KPIs?

Não necessariamente. É possível começar com ferramentas simples como planilhas e evoluir para soluções mais robustas conforme a maturidade da área.

Quantos KPIs devo acompanhar?

Depende do porte e da estratégia da empresa, mas entre 5 e 10 indicadores bem definidos são suficientes para manter o controle e promover melhorias contínuas.